Viele Betreiber einer Internetseite informieren heute per Newsletter Ihre Kunden, Mitglieder oder wen auch immer. Häufig wird ein Newsletter mit einer herkömmlichen E-Mail verglichen, weil es ja per E-Mail verschickt wird. Technisch betrachtet ist es auch erst mal ein ganz normaler Mailversand, aber der Mailversand unterliegt grundsätzlichen Regeln.
Unterschieden wird ob es sich um eine einzelne Mail oder eben um eine Massenmail handelt, also ein und die gleiche Information an mehrere Empfänger gleichzeitig.
Dabei ist es irrelevant ob Sie ein Verein, ein Shopbetreiber oder ein Künstler sind. Entscheidend ist die Anzahl der Empfänger. Ab 50 Empfängern werden Mails als Massenmail deklariert und unterliegen entsprechenden Vorgaben:
- DoubleSignIn
Unter DoubleSignIn versteht man, dass ein Mailempfänger nicht einfach angeschrieben werden darf, sondern er muss vorab eine E-Mail mit einem Link erhalten, welchen er bestätigen muss um in die Verteilerliste aufgenommen zu werden. Ohne diese Bestätigung darf dieser Empfänger keinen Newsletter erhalten. - SingleSignOut
Unter SingleSignOut versteht man die Möglichkeit sich mit EINEM MAUSKLICK direkt aus dem Newsletter austragen zu können. Es dürfen also keine Fragen nach dem Warum, Weshalb, Wieso oder ähnliches kommen, sondern lediglich die Rückmeldung, dass der Empfänger erfolgreich ausgetragen wurde.
Diese Informationen sind in den sogenannten Metadaten enthalten. Also für den „normalen“ Betrachter der E-Mail nicht zu erkennen, aber sie sind vorhanden. Hält sich der Absender nicht an diese Regeln landet er auf sogenannten Blacklisten und seine Mailadresse wird als Spam eingestuft und somit häufig nicht mehr zugestellt.
Es ist also egal mit welchem System oder Programm man E-Mails versendet, es geht immer um die Anzahl der Empfänger. Aus Datenschutzgründen muss auch sichergestellt sein, dass der einzelne Empfänger nicht die Adressen der andern Empfänger auslesen kann. Zudem sollte über normale Internetdienste nicht mehr als 50 Mails pro 5 Minuten versendet werden, weil auch dies ein Kriterium für Spammerkmale ist. Wenn Sie also eine sehr große Anzahl an gleichzeitigen Empfängern haben sollten Sie auch einen speziellen Newsletterdienst in Anspruch nehmen.
Wie versende ich nun korrekt einen Newsletter?
Für WordPress bietet sich hier das PlugIn MailPoet an, welches alle erforderlichen Funktionen und Einstellungen für einen ordentlichen Newsletterversand bietet. Hier kann sowohl der Zyklus, also wie viele Mails in welcher Zeit verschickt werden sollen, als auch das DoubleSignIn- und SingleSignOut-Verfahren verwendet werden. Ein zeitversetzter Versand, zum Beispiel um diesen in die Nacht zu legen, ist ebenso mit an Bord, wie die Möglichkeit eine abweichende Antwortadresse zu hinterlegen. Das PlugIn erfüllt in der kostenlosen Version alle erforderlichen Voraussetzungen und liefert in der kostenpflichtigen Version noch zusätzliche Funktionen für die Auswertung um zu analysieren wie interessant der Newsletter aufgenommen wurde und welcher Empfänger welche Links daraus aufgerufen hat. Ganz abgesehen davon, dass der Versand von Informationen an mehrere Empfänger damit wesentlich einfacher zu handhaben ist als mit einem herkömmlichen Mailclient.
Achten Sie beim Erstellen einer Nachricht auch auf den Inhalt. Unübersichtliche E-Mails mit Farbenwirrwar werden meist nicht gelesen sondern nur gelöscht, was dann den Sinn der Informationsverbreitung verfehlt. Verwenden Sie durchaus auch Bilder im Newsletter, aber übertreiben Sie es nicht. Vor allem sollte der Newsletter auch lesbaren Text enthalten, der auch dann angezeigt wird, wenn der Empfänger – wie inzwischen auch üblich – die Bildanzeige standardmäßig deaktiviert hat.
Schicken Sie keine „Romane“ als Newsletter sondern nur kurze und knappe Informationen. Wer sich für den Inhalt interessiert kann über einen entsprechenden Link weitergeleitet werden oder wird sich bei Ihnen melden.
