Spätestens seit Einführung der digitalen Rechnung (E-Rechnung) ist auch das Thema fälschungssichere Archivierung von E-Mails ein wichtiges Thema für alle Unternehmen. Diese Pflicht besteht zwar schon seit 2015 und betrifft dank der DSGVO auch sehr viel mehr Abläufe in Unternehmen, wird aber erst jetzt so richtig wahrgenommen.
Fakt ist, dass alle steuerrelevanten (Mail-) Nachrichten langjährig digital gespeichert werden müssen und sichergestellt sein muss, dass deren Inhalt nicht verändert wurde.
Nahezu jeder Gewerbetreibende ist daher verpflichtet steuerrelevante Mails zu archivieren.
Deine Problemlösung:
Kontaktiere mich gerne persönlich für ein individuelles Angebot zu Deiner Situation schriftlich per Ticket oder vereinbare einen Telefontermin.
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Wer muss E-Mails GoBD-konform archivieren?
Jedes Unternehmen, das Rechnungen schreibt, Verträge oder wichtige geschäftliche E-Mails per Mail verschickt oder empfängt, muss diese archivieren. Bei Kleinbetrieben und Freiberuflern kann die Pflicht je nach Unternehmensgröße etwas flexibler bewertet werden. Aber auch hier gilt das Beispiel: Wenn du nur eine einzige Rechnung im Jahr via Mail verschickst, bist du verpflichtet, diese E-Mails GoBD-konform und revisionssicher aufzubewahren. Dass die Archivierungspflicht nur für Großkonzerne gilt, ist ein weit verbreiteter Irrtum.
Welche Vorteile bietet mir die E-Mail-Archivierung?
Die E-Mail-Archivierung schafft nicht nur die Basis für deine GoBD-Konformität (berücksichtige dazu die nächste Frage) oder die deines Kunden, sondern bietet darüber hinaus einige weitere Vorteile:
- Schnelle Volltextsuche mit speziellen Filtermöglichkeiten (z. B. Fuzzy-Suche), was Auffinden von Informationen deutlich erleichtert
- Versehentlich gelöschte E-Mail? Einfach wiederherstellen.
- Verbesserte Auskunftsfähigkeit im Sinne der DSGVO
- Zusätzlicher Schutz vor Datenverlust & Ausfällen durch externe Speicherung deiner E-Mails
Diese Vorteile sorgen dafür, dass dein Geschäft rechtlich sicher aufgestellt ist und du im Alltag effizienter arbeitest. So hast du jederzeit schnellen Zugriff auf wichtige Informationen, minimierst Risiken und kannst dich entspannt auf dein Kerngeschäft konzentrieren.
Was passiert, wenn ich die E-Mail-Archivierungspflicht nicht erfülle?
Werden die E-Mail-Archivierungspflichten verletzt, kann das Finanzamt den steuerpflichtigen Gewinn schätzen – meist zu Ungunsten des Unternehmens und oft um 5–10 % erhöht (§ 162 AO). Wichtige Belege fehlen dann für Prüfungen, sodass es teuer werden kann. Zudem drohen Bußgelder, Geldstrafen und Zuschläge (§§ 379, 378 AO). Verwaltungsrechtliche Folgen wie Gewerbeuntersagung oder Geschäftsführer-Verbot sind ebenfalls möglich (§ 35 GewO). Deshalb empfiehlt es sich, die Archivierungspflicht sorgfältig einzuhalten, um Ärger zu vermeiden.
Was ist GoBD-konforme E-Mail-Archivierung?
Die GoBD ergeben sich primär aus der AO und dem HGB. Die E-Mail-Archivierung sorgt für die technische Umsetzung. Beachte, dass alle rechtlich bzw. steuerlich relevanten E-Mails archiviert werden müssen und diese in der Praxis in mehreren E-Mail-Adressen eines Unternehmens zu finden sind. Das kann zum Beispiel rechnung@domain.de oder einkauf@domain.de sein, aber auch die E-Mail-Adressen deiner Mitarbeitenden.
Damit die Konformität komplett ist, brauchst du außerdem eine sogenannte Verfahrensdokumentation, in der alle Abläufe in deinem Unternehmen genau dokumentiert werden. Am besten erstellst du diese Dokumentation individuell mit deinem Steuerberater.
Wie kann ich auf die archivierten E-Mails zugreifen? Wo werden sie gespeichert?
Du hast jederzeit und von überall Zugriff auf deine archivierten E-Mails. Die Archivierung erfolgt automatisiert und GoBD-konform. Alle offiziell zugestellten E-Mails werden originalgetreu und manipulationssicher mehrfach redundant in deutschen Rechenzentren gespeichert. Dank umfangreicher Such- und Filtermöglichkeiten findest du schnell, was du brauchst. Berücksichtige, dass das Löschen von E-Mails im Rahmen einer E-Mail-Archivierung im Sinne der GoBD nicht vorgesehen ist. Der Login erfolgt bequem mit deinen gewohnten Webmailer-Zugangsdaten. Die Archivierung erfolgt durch den Dienstleister LWsystems GmbH & Co. KG.
Werden auch schon vorhandene Mails archiviert?
Ja, auf Wunsch können auch bereits vorhandene Mails archiviert werden, jedoch nicht nach GoBD.
Nur Mails, die nach der Einrichtung der Archivierung empfangen oder gesendet werden erfüllen die Archivierungsvorgaben der GoBD.
Was kostet die E-Mailarchivierung?
Die Archivierung erfolgt je Mailadresse und somit auch die Kostenberechnung:
jährlich: 54,00 € netto inkl. 5 GiB-Speicher (jedes weitere GiB nur 18,00 €)
Dieses Angebot gilt nur für Kunden von Round About WEB mit einem Webprojekt und der Nutzung des Mailsserver.
Eine Archivierung für Mailadressen, die bei einem anderen Anbieter liegen kann ich technisch nicht anbieten.
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